Der Live-Tischplan

Der Live-Tischplan ist deine Ansicht für den Service. Er zeigt, welcher Tisch frei, reserviert oder belegt ist, wie lange die Gäste schon sitzen und was als Nächstes kommt. Du findest ihn in der Navigation unter Live-Tischplan. Im Alltag läuft er am besten dauerhaft auf einem Tablet, er passt sich an kleine und große Bildschirme an.

Damit der Plan etwas anzeigen kann, brauchst du zuerst deine Tische und Essbereiche.

Drei Ansichten, ein Bestand

Oben in der Mitte wechselst du die Ansicht. Alle drei zeigen dieselben Reservierungen, jede Aktion geht in jeder Ansicht.

• Raum: dein Grundriss, ein Bereich auf einmal. Die Kacheln zeigen Gast, Personen, Restzeit und die nächste Reservierung.
• Zeit: Tische als Zeilen, Uhrzeit als Spalten. Hier planst du den Abend und andere Tage.
• Liste: alle Reservierungen eines Tages mit Suche und Filtern.

Rechts steht die Leiste Jetzt: Anfragen, überfällige Gäste, was gleich kommt, die Warteliste und der Rest des Tages. Auf kleineren Tablets öffnest du sie über die Taste Jetzt, die Zahl darauf zeigt, wie viel ansteht.

Die Farben im Raum

Farbe	Bedeutung
Grün	frei
Gelb	in der nächsten Stunde reserviert
Kräftiges Gelb	die Reservierungszeit ist da, die Gäste noch nicht
Rot, pulsierend	verspätet, die Karenzzeit ist um
Violett	Gäste sind da, der Tisch ist noch nicht frei
Blau	Gäste sitzen
Türkis	Rechnung
Grün gestreift	wird abgeräumt
Grau gestreift	gesperrt

Der Balken in der Kachel zeigt, wie viel der geplanten Zeit schon um ist. Wird er rot, sitzen die Gäste länger als geplant.

Die kleinen Zeichen bedeuten: 🎂 Anlass, ⚑ Notiz, ★ Stammgast, ⚠ fiel schon durch No-Shows auf, 💶 Anzahlung bezahlt, 💳 Karte hinterlegt, ⏳ Anzahlung oder Karte offen, ♿ Wunsch barrierefrei, 👶 Hochstuhl, ☎ vom Team eingetragen, ? wartet auf Annahme oder Zusage fehlt.

Gäste ohne Reservierung setzen

Tippe einen freien Tisch an, wähle die Personenzahl und tippe oben auf Setzen. Die Dauer kommt aus deinen Regeln. Kommt bald eine Reservierung auf diesen Tisch, siehst du das vorher.

Weißt du noch nicht, welcher Tisch passt, nimm oben die Taste Walk-in: Personenzahl wählen, eatbase schlägt passende freie Tische vor, auch Kombinationen. Ein Tipp setzt die Gäste.

Den Ablauf am Tisch führen

Tippe einen belegten Tisch an. Oben steht groß der nächste Schritt, zum Beispiel Gäste sind da, Rechnung oder Tisch frei. Darunter kannst du jede Stufe direkt antippen, auch zurück, falls du dich vertippt hast.

Schneller geht es mit langem Drücken auf die Kachel: Es erscheint ein kleines Menü mit den häufigsten Schritten.

Welche Stufen es gibt, legst du in den Regeln fest. Wird abgeräumt gibt den Tisch nach deiner Abräumzeit von selbst frei.

Umsetzen, zusammenlegen, teilen

• Umsetzen: Kachel gedrückt halten und auf einen anderen Tisch ziehen. Grün heißt passt, rot heißt belegt oder zu klein, dann fragt eatbase nach. Oder in der Reservierung auf Umsetzen tippen und den Zieltisch antippen.
• Zusammenlegen: weitere Tische zur Belegung dazunehmen, zum Beispiel wenn die Gruppe größer wird.
• Teilen: ein Teil der Gruppe zieht an einen zweiten Tisch. Beide Teile laufen getrennt weiter.
• Verlängern und Kürzen: in der Reservierung mit den Minuten-Tasten, in der Ansicht Zeit durch Ziehen am rechten Rand.

Verspätet, No-Show, Storno

Nach der Karenzzeit wird eine Reservierung von selbst rot. Kommt der Gast nicht, öffne die Reservierung und tippe auf No-Show: Der Tisch wird frei, eine bezahlte Anzahlung bleibt bei dir. Sagst du selbst ab, nimm Stornieren, dann bekommt der Gast eine E-Mail und eine Anzahlung wird erstattet.

Kartengarantie

Statt einer Anzahlung kannst du Gäste eine Kreditkarte hinterlegen lassen (Pro). Abgebucht wird dabei nichts. Einstellen kannst du das unter Mein Restaurant, Bereich Reservierungs-Deposit, Art des Schutzes Kartengarantie. Betrag (fix oder pro Person), kostenlose Stornofrist, ab Gruppengröße und markierte Tische gelten wie bei der Anzahlung. Stammgäste mit genug Besuchen und ohne No-Show kannst du ausnehmen.

Voraussetzungen, die der Bereich dir anzeigt:

• Dein Mollie-Konto ist verbunden. Hast du es vor der Kartengarantie verbunden, tippe einmal auf Mollie neu verbinden. Deine Anzahlungen und Online-Zahlungen laufen bis dahin unverändert weiter.
• Kartenzahlung ist in deinem Mollie-Konto aktiv. Bars, Cocktail-Lounges, Nachtclubs und Kneipen bekommen bei Mollie keine Kartenzahlung, dort geht nur die Anzahlung.

Fehlt etwas, verlangt eatbase von Gästen weder Karte noch Anzahlung.

So läuft es für den Gast: Nach der Buchung sieht er Betrag, Frist und wann belastet werden darf, setzt ein Häkchen und gibt seine Karte bei Mollie ein. Erst dann ist die Reservierung fest. Sagt er rechtzeitig ab, wird die Karte sofort entfernt, sonst nach dem Besuch, spätestens 7 Tage nach dem Termin.

Gebühr belasten: Kommt der Gast nicht, tippe auf No-Show. eatbase bietet dir danach die Belastung an, du kannst sie aber auch später in der Reservierung mit dem Knopf … € belasten auslösen, bis 7 Tage nach dem Termin. Der Betrag ist vorbelegt, du kannst ihn senken, nie erhöhen. Dasselbe gilt, wenn der Gast nach Ablauf der Frist absagt. Belastet wird nie automatisch. Das geht nur mit deinem persönlichen Zugang, nicht mit dem Tablet-Konto.

Bank lehnt ab: Dann steht in der Reservierung Karte abgelehnt. Mit Zahlungslink schicken bekommt der Gast einen Link per E-Mail und, wenn du SMS nutzt, per SMS.

Gast reklamiert bei seiner Bank: Öffne die Reservierung und tippe auf Nachweis. Die Seite zeigt Buchung, den Text, dem der Gast zugestimmt hat, Kartenprüfung, No-Show und Belastung. Drucke sie oder speichere sie als PDF und reiche sie bei Mollie ein. Die Frist dafür ist kurz: 20 Tage bei Visa und Mastercard, 10 Tage bei Amex. Willst du dich nicht streiten, nimm Gebühr erstatten. Erstattest du vor der Rückbuchung, fällt bei Visa und Mastercard keine Rückbuchungsgebühr an.

Tisch sperren

Freien Tisch antippen, oben rechts auf die drei Punkte und Tisch sperren. Du wählst 30 Minuten, eine oder zwei Stunden, eine Uhrzeit oder „bis ich ihn wieder freigebe“. Zeitlich begrenzte Sperren laufen von selbst aus.

Reservierung eintragen

Ruft ein Gast an, tippe oben auf Reservierung. Alles steht auf einem Bildschirm:

1. Gäste: Personenzahl.
2. Wann: Tag und Uhrzeit. Der Punkt an jeder Uhrzeit zeigt dein Kontingent: grün frei, gelb knapp, rot voll, grau geschlossen. Die Dauer setzt eatbase aus deinen Regeln, du kannst sie ändern. An Tagen mit festen Durchgängen wählst du den Durchgang. Mit Freie Uhrzeit trägst du trotzdem jede Zeit ein.
3. Wer: Tippe zuerst die Telefonnummer. Ab vier Ziffern sucht eatbase in deinem Gästebuch und füllt den Namen aus.
4. Wünsche: Terrasse, Fenster, Anlass, Hochstuhl, dazu die Notiz vom Gast und eine interne Notiz fürs Team.
5. Tisch: Automatisch zeigt dir sofort den Vorschlag, auch eine Kombination. Selbst wählen öffnet den Raum mit der Belegung zur gewünschten Zeit.

Ist ein Zeitfenster voll oder kein Tisch frei, steht die Meldung oben mit der Wahl Trotzdem speichern, Ohne Tisch speichern oder einer anderen Uhrzeit. Wenn du eine Regel überstimmst, merkt sich eatbase den Grund.

Eine bestehende Reservierung änderst du in der Reservierung über Bearbeiten.

Die Ansicht Zeit

Hier siehst du den ganzen Tag. Oben zeigt die Zeile Gäste, wie viele Gäste je Zeitfenster starten, rot heißt Kontingent voll. Blöcke ziehst du nach links und rechts (Uhrzeit), nach oben und unten (Tisch) und am rechten Rand (Dauer). Vor dem Loslassen zeigt der Block grün oder rot, ob es passt. Tippen auf eine freie Stelle legt eine Reservierung für diesen Tisch und diese Zeit an. Über Heute, Morgen und das Datum wechselst du den Tag.

Das Gästebuch

eatbase merkt sich je Gast, wie oft er da war, wann zuletzt, ob er schon einmal nicht erschienen ist und an welchem Tisch er meist sitzt. Ab fünf Besuchen bekommt er den Stern für Stammgäste. In der Reservierung kannst du eine Notiz hinterlegen, die bei jedem Besuch wieder erscheint. Profile ohne Besuch löscht eatbase nach 24 Monaten von selbst.

Layout bearbeiten

Über die drei Punkte oben rechts und Layout bearbeiten schiebst du Tische an ihren Platz, drehst sie und setzt Wände, Theke und Pflanzen. Mit Speichern übernimmst du die Anordnung.

Wenn die Verbindung weg ist

Der Tischplan aktualisiert sich von selbst, Änderungen von anderen Geräten siehst du in der Regel innerhalb einer Sekunde. Fällt das Internet aus, erscheint oben ein roter Hinweis und die Aktionen sind gesperrt, bis die Verbindung wieder da ist. So entsteht keine Doppelbelegung.